Ako ste se pripremali za bar jedan poslovni sastanak u životu, bilo sa potencijalnim klijentima, trenutnim klijentima ili pak poslovnim suradnicima, onda znate koliko je vremena potrebno utrošiti na kvalitetnu organizaciju sastanka ili pripremu za sastanak.
Organizacija i priprema za poslovni sastanak uključuje sve pripremne radnje za održavanje sastanka, ali posao tu nije gotov. Održavanje samog sastanka kao i svi popratni poslovi koje treba odraditi nakon sastanka podjednako su važni za uspjeh poslovnog sastanka.
A to je, složiti ćete se, puno posla, koji zahtjeva puno vašeg vremena i energije.
Administrativni virtualni asistenti u sklopu administrativnih usluga koje pružaju, vrlo često pružaju i uslugu organizacije i pripreme poslovnih sastanaka.
A koje sve poslove obavljaju u sklopu te usluge, odnosno kako vam sve mogu pomoći?
Virtualni asistent vam može pomoći kod organizacije i pripreme za poslovni sastanak:
- Za početak, može odraditi svu komunikaciju oko dogovora termina i mjesta sastanka i upisati ga u kalendar
- Ukoliko se sastanak održava uživo, a ne online i to van mjesta u kojem boravite, pa sastanak zahtjeva putovanje, virtualni asistent može dogovoriti sve pojedinosti oko putovanja i rezervacije smještaja.
- Dostava potrebne dokumentacije, novosti oko samog sastanka, podsjetnici, promjene mjesta ili vremena održavanja sastanka….svaka priprema sastanka zahtjeva puno mail ili telefonske komunikacije sa sudionicima koju možete prepustiti svom virtualnom asistentu
- Ako je potrebno pripremiti prezentacije, izvještaje, evidencije i sl. dokumentaciju koja vam je potrebna za sastanak, virtualni asistent to može odraditi umjesto vas
Virtualni asistent vam može pomoći za vrijeme poslovnog sastanka:
- Može voditi bilješke ili zapisnik
- Može puštati prezentacije i sve ostale materijale odnosno preuzeti tehnički dio sastanka kako bi se vi mogli fokusirati na sadržaj sastanka
- Paziti da ništa ne krene krivo, a ako se to i dogodi, npr. neki sudionik kasni ili nedostaje određena dokumentacija i sl., može vam pomoći da se sve riješi na najbrži mogući način. Ukratko, može biti vam podrška da sve protekne glatko.
Virtualni asistent vam može pomoći nakon poslovnog sastanka:
- Može komunicirati sa sudionicima sastanka i dostaviti bilješke/zapisnik sa zaključcima sastanka svim sudionicima
- Ukoliko su na sastanku dogovoreni i podijeljeni određeni zadaci sudionicima, virtualni asistent može komunicirati zadatke sa sudionicima te upravljati zadacima, pratiti izvršavanje zadatka te redovno raditi follow up sukladno dogovoru
Iz iskustva mogu reći da je ova usluga vrlo tražena i najčešće ju radim u sklopu ostalih administrativnih poslova koje radim za klijente.
Što naravno, ne znači da vi ne možete angažirati virtualnog asistenta upravo i jedino za ovu uslugu. 🙂
Klijenti vole imati dodatni par ruku u organizaciji i pripremi poslovnih sastanaka jer im to omogućuje da se fokusiraju na to da sastanak odrade najbolje što mogu, a ne troše svoje vrijeme i energiju na sve ostale popratne organizacijske poslove.
Je li organizacija i priprema poslovnih sastanaka jedan od poslova koji bi delegirali virtualnom asistentu?
Pišite nam što mislite o tome, a ukoliko imate bilo kakvih pitanja, javite nam se, potruditi ćemo dati odgovor na sva vaša pitanja.
Najnoviji komentari