U posljednje vrijeme mnogo se piše i govori o virtualnim asistentima, o tome tko su oni uopće i što rade te kako svojim uslugama pomažu drugim poduzetnicima u rastu i razvoju njihovog poslovanja kao i povećanju njihove profitabilnosti.
Jedno od čestih pitanja koje dobijem kada razgovaram o poslu virtualnog asistenta sa onima koji još nisu potpuno upoznati sa ovom vrstom zanimanja, je kako virtualni asistenti koji svoje usluge naplaćuju po satu, prate vrijeme koje utroše na obavljanje pojedinih zadataka.
Ako virtualni asistent naplaćuje svoje usluge po satu, mora nekako zabilježiti vrijeme koje je utrošio na određeni posao, a tako zabilježeno vrijeme biti će i podloga za izdavanje računa.
Praćenjem vremena virtualni asistent u svakom trenutku zna koliko je vremena utrošeno za određeni posao i za određenog klijenta i može pratiti svoj učinak, a istovremeno klijent u svakom trenutku ima informaciju o tome koliko sati je VA odradio te koliki će biti njegov trošak.
Postoje razne aplikacije za bilježenje vremena, a većina ima svoje besplatne verzije koje su sasvim dovoljne za potrebe praćenja vremena.
Ja koristim Toggl, koji mi odgovara jer je vrlo jednostavan za korištenje, vizualno mi je pregledan, a i besplatan je. 🙂
Nakon registracije u Toggl, kreirati ćete svoj workspace. Potrebno je unijeti naziv klijenta, a za svakog klijenta kojeg unesete možete unijeti i različite projekte na kojima radite.
Kada počnete raditi samo odaberete željeni projekt i upalite „timer“. I to je to.
Naravno, nemojte zaboraviti ugasiti „timer“ kada završite s poslom. ?
Na temelju vaših unijetih zapisa o utrošenom vremenu, možete kreirati izvještaje za klijenta, sukladno njegovim potrebama. Izvještaji mogu obuhvaćati jedan dan, neko vremensko razdoblje koje je potrebno (npr. nekoliko dana), mogu biti mjesečni, godišnji, mogu biti po određenom projektu…kakva kod kombinacija je potrebna vama i vašem klijentu.
Izvještaji su također vrlo pregledni i jednostavni.
U nastavku je primjer “summary” izvještaja za klijenta, za vremensko razdoblje od mjesec dana. Osim ovakvog izvještaja postoje i druge vrste, npr. detaljni, tjedni itd.
Na izvještaju se vidi na kojim projektima je, kada i koliko dugo rađeno. (nisam unosila opis za svaki projekt posebno, mada postoji i ta opcija ukoliko vam je potrebna)
Temeljem ovakvog izvještaja klijentu bi naplatila posao za travanj 2021., a izvještaj bi priložila izdanom računu.
Naravno da se u Toggl vrijeme može zabilježiti naknadno, „ručno“ (što je korisna stvar ukoliko ste zaboravili upaliti timer, što se također zna dogoditi) i naravno da se može pojaviti pitanje kako klijent može biti siguran da niste upaliti „timer“ i radili nešto drugo ili naknadno unijeli vrijeme rada, međutim to je stvar povjerenja vas i klijenta, ali i vaše radne etike.
Osim Toggla, postoje i razne druge aplikacije za praćenje vremena, kao npr. Clockify, Timely, Hubstaff, TopTracker….izbor je zaista velik, a potrebno je malo vremena, volje i isprobavanja, kako bi našli onaj alat koji najbolje odgovara vama i vašim potrebama.